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南開大學承擔大藝展聲樂專場展演的組織工作。學校成立了展演工作組委會,抽調辦公室、學工部、團委、宣傳部、保衛處、後勤辦、動力中心等部門工作人員組成8個機構來具體推進展演籌備工作,制定了詳盡的籌備工作方案,明確各部門分工任務以及時間表,召開多次工作會議,在學校統籌下分步推進各項籌備工作。
組建了場館運行團隊,完成崗位列表編制以及場館平面圖對接,確定場館附屬用房,展演過程中人員流線等。根據展演場次和參演節目抽籤順序,基本完成聲樂展演指南的編制工作,確定每日運行流程。燈光已採購完畢,將於1月底完成安裝。比賽場地及排練場地音響與專業租賃單位完成對接。租賃的音響設備已通過審驗,將在展演前全部安裝完畢。鋼琴、配套音響、座椅等也已佈置好,鋼琴調試工作將在展演前一天完成。
展演團隊進行了多次系統演練。在“滿天星”業餘交響樂團音樂會、天津市小學生聲樂展演活動、南開大學新年音樂會上,對場館各項硬件條件及整個展演運行團隊進行全面測試,所有工作人員全部上崗,整個團隊配合默契,現場秩序有條不紊,達到了展演運行測試的目的,實現了測試的預期效果。
南開大學與市大藝展籌備辦展演組進行對接,制定了場館提升改造方案。現已完成學生活動中心一、二層樓道粉刷工程,粉刷牆面2700平方米;完成對學生活動中心鋼製立柱和外檐鋼結構除鏽刷漆;重新裝修了音樂廳附屬貴賓室;對學生活動中心電力系統和空調系統進行檢修保養。後勤辦對學生活動中心周邊及綠化帶內雜物進行了清理,加強了衛生清掃及垃圾處理。
完成志願者的招募工作。10月中下旬,通過面試等環節,初步選拔出符合條件的志願者。並於12月完成對志願者前期培訓,同時以例會和交流小組的形式加強志願者之間的交流和溝通,完成《全國第四屆大學生藝術展演南開大學志願者工作手冊》的編纂,制定春節後志願者的具體培訓安排。
南開大學保衛處對校內安全隱患進行了排查,儘早解決可能影響展演活動的不安全因素,確保校園安全穩定。制定了各種突發狀況的應急處置預案,確保展演活動順利進行。根據校內交通環境和停車場佈局,制定了大藝展期間校內車輛流線。
南開大學宣傳部、新聞中心已啓動對大藝展和校內文藝活動的內部宣傳,在校內學生中營造濃厚的藝術氛圍,並制定了大藝展期間校外媒體接待方案。召開現場錄像工作佈置會,完成展演現場機位、話筒的定位工作,並安排新聞中心的專業人員在現場全程錄像。
南開大學藝術教育指導中心組織學生合唱團和學生交響樂團學生積極準備參演節目,定於1月24至27日進行集訓,屆時請專家進行進一步指導;根據1月份集訓情況,擬定於大藝展開幕前2天,進行最後衝刺,全力備戰,爭取取得好成績。