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南京青奧組委國際聯絡部不僅承擔着對外統一聯絡的職責,還負責代表團登記程序工作。從創新角度上說,南京青奧會是第一次完整意義上開展實施代表團登記程序的大型運動會,開創了非面對面的形式完成代表團準備工作的歷史。
根據國際奧委會制訂的青奧會《賽事手冊》,代表團登記程序(英文簡稱DRP)是確保各代表團成功參加青奧會所進行的各項準備活動的總稱,該程序必須在代表團到達主辦城市之前完成。
代表團登記程序實施對象包括:國家/地區奧委會主席和祕書長及其隨賓、運動員、代表團隨隊官員(含團長)和超編官員、青年大使以及國家/地區奧委會嘉賓。與以往奧運會(青奧會)籌備工作相比,南京青奧會代表團登記程序的優勢在於以下幾個方面:
一是便捷。藉助現代信息技術,代表團登記程序主要通過電子郵件、網絡交流軟件(SKYPE, WhatsApp等)以及電話等形式實施,避免了召開持續幾個小時、甚至十餘個小時的預註冊會議和註冊會議。這是與以往奧運會(青奧會)最大的區別。
二是高效。南京青奧會代表團登記程序是在7月18日完成的,即南京青奧組委在各代表團到達前20天就掌握了其成員信息。這非常有利於南京青奧組委儘早科學地整合住宿、餐飲、交通、抵離和物流等各方面資源,極大地提高了賽事籌備效率。而在以往奧運會上,只有在代表團到達之後,乃至開幕式當天,都依然還在確認代表團成員情況。
三是節儉。“節儉辦青奧”是南京青奧會一貫秉持的理念之一。代表團登記程序很好地貫徹了這一理念。一方面,爲完成代表團相關準備工作,往屆奧運會(青奧會)都派人到各大洲的某個國家/地區召開了預註冊會議,而代表團登記程序只需在組委會辦公區即可完成,避免了國際旅費和會務費等較大的開銷。另一方面,代表團成員的及早確認,可以有效地降低國際機票預訂的費用。
8月16日,南京青奧會開幕後,國際聯絡部在賽時將與各代表團保持密切溝通,與其他團隊共同爲代表團提供高效優質服務,兌現向國際社會提出的承諾,舉辦一屆令人難忘的體育盛會、文化盛會、青春盛會。